Wobei KI hilft
- Antworten entwerfen: Die KI liest die eingegangene Mail und schreibt einen Entwurf, im passenden Ton.
- Lange Verläufe zusammenfassen: „Worum ging es in diesem Mailwechsel, und was ist noch offen?“
- Übersetzen: Mails von ausländischen Kunden verstehen und in deren Sprache antworten.
- Ton anpassen: Aus einer knappen Notiz eine freundliche Mail machen, oder eine verärgerte Antwort entschärfen.
- Nachschlagen: Mit Zugriff auf Ihre Unterlagen beantwortet die KI auch Fragen zu Lieferzeiten, Preisen oder Vertragsbedingungen.
Beispiele
„Schreib Herrn Maier, dass sich seine Lieferung auf den 24.10. verschiebt. Entschuldige dich kurz. Freundlich, per Sie.“
„Fass den Mailverlauf mit der Müller GmbH zusammen. Was haben wir zugesagt, was ist offen?“
„Antworte dem Kunden auf Englisch, dass wir das Angebot bis Freitag schicken.“
„Formuliere diese Antwort höflicher, aber bleib in der Sache klar.“
Zwei Wege: Kopieren oder eingebaut
Kopieren: Man kopiert die Mail in ein Chat-Fenster und die Antwort zurück. Das geht mit jedem KI-Tool, ist aber umständlich, und die Mail landet beim KI-Anbieter.
Eingebaut: Die KI ist mit dem Postfach verbunden, kennt den Verlauf und legt Entwürfe direkt an. Das ist deutlich bequemer. Die KI wird dabei zum Agenten, der auf Ihr Postfach zugreift. Umso wichtiger ist, wo sie läuft und dass nichts ohne Freigabe verschickt wird.
Datenschutz beachten
Mails enthalten Namen, Adressen, Bestellungen, manchmal Gesundheits- oder Vertragsdaten. Wer sie in eine Cloud-KI gibt, überträgt personenbezogene Daten an einen Dritten und braucht dafür unter anderem einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Mehr dazu unter KI und Datenschutz. Bei einer lokalen KI bleiben die Mails im Haus.
Regeln für den Alltag
- Jeder Entwurf wird vor dem Versand gelesen
- Zusagen, Preise und Termine werden geprüft
- Keine Mails mit vertraulichen Inhalten in nicht freigegebene KI-Tools
- Vorsicht bei Anweisungen in eingehenden Mails, die die KI ausführen soll
Was heißt das für Ihr Unternehmen?
- KI kann die Zeit für Routine-Mails deutlich verkürzen, ohne dass der persönliche Ton verloren geht.
- Am bequemsten ist eine KI, die direkt mit dem Postfach verbunden ist.
- Weil Mails personenbezogene Daten enthalten, ist eine lokale Lösung hier besonders sinnvoll.
Der E-Mail-Assistent von AIrak ist mit Microsoft 365 oder Ihrem IMAP-Postfach verbunden, schreibt Antworten im Kontext des Verlaufs und versendet erst nach Ihrer Freigabe. Die Mails verlassen dabei Ihr Haus nicht. Mehr zu AIrak