So funktioniert es
- Aufnehmen: Die Besprechung wird aufgezeichnet, etwa mit dem Smartphone, einem Konferenzmikrofon oder in Teams.
- Umwandeln: Eine Spracherkennung macht aus der Aufnahme einen Text. Moderne Modelle verstehen auch Dialekt, Fachbegriffe und mehrere Sprecher recht gut.
- Zusammenfassen: Ein Sprachmodell erstellt aus dem Text ein Protokoll: Themen, Ergebnisse, offene Fragen.
- Aufgaben ableiten: Wer macht was bis wann? Die KI listet die Aufgaben auf, die besprochen wurden.
- Prüfen und verteilen: Ein Mensch liest das Protokoll, korrigiert bei Bedarf und verschickt es.
Wofür es sich eignet
- Teambesprechungen und Jour fixe
- Baubesprechungen und Projekttermine
- Kundentermine, wenn der Kunde einverstanden ist
- Interne Schulungen und Workshops
- Diktate unterwegs, etwa nach einem Termin vor Ort
Rechtliches: Einwilligung ist Pflicht
Wer das nicht öffentlich gesprochene Wort eines anderen ohne dessen Einverständnis aufnimmt, macht sich strafbar (§ 201 StGB). Deshalb gilt:
- Vor Beginn ankündigen, dass aufgenommen wird, und wofür
- Das Einverständnis aller Teilnehmenden einholen
- Wer nicht einverstanden ist: nicht aufnehmen
- Aufnahmen löschen, sobald das Protokoll fertig ist
Dazu kommt die DSGVO: Stimmen und Inhalte sind personenbezogene Daten. Für Aufnahmen von Beschäftigten ist, falls vorhanden, der Betriebsrat einzubeziehen. Mehr unter KI und Datenschutz.
Warum lokal hier besonders zählt
In Besprechungen wird offen geredet: über Kunden, Preise, Personal, Probleme. Bei Cloud-Diensten wird die komplette Aufnahme an den Anbieter übertragen. Eine lokale Spracherkennung ist inzwischen gut genug für den Büroalltag. Offene Modelle wie Whisper laufen auf eigener Hardware, und die Aufnahme verlässt das Haus nicht.
Was heißt das für Ihr Unternehmen?
- Ein KI-Protokoll spart pro Besprechung schnell eine halbe Stunde Nacharbeit.
- Ohne Einverständnis aller keine Aufnahme. Das gehört in Ihre KI-Richtlinie.
- Weil in Besprechungen vertraulich gesprochen wird, ist eine lokale Lösung besonders sinnvoll.
Der Helfer „Besprechungsprotokoll“ von AIrak macht aus einer Aufnahme ein Protokoll mit Aufgaben, vollständig auf der Box in Ihrem Firmennetz. Mehr zu AIrak