Zwei Techniken: Texterkennung und Bildmodelle
- Texterkennung (OCR): Wandelt einen Scan in Text um. Das ist seit Jahren Standard, liefert aber nur Text, ohne zu verstehen, was davon die Rechnungsnummer ist.
- Sprachmodell nach OCR: Ein Sprachmodell liest den erkannten Text und ordnet zu: Lieferant, Datum, Betrag, Steuersatz, Positionen.
- Bildmodelle (Vision): Neuere Modelle sehen sich die Seite direkt als Bild an und verstehen auch Aufbau, Tabellen und Stempel. Es gibt sie inzwischen auch als offene Modelle, die lokal laufen.
Was sich gut auslesen lässt
- Eingangsrechnungen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze
- Lieferscheine und Auftragsbestätigungen: Artikel, Mengen, Liefertermine
- Formulare und Anträge: ausgefüllte Felder in feste Spalten
- Visitenkarten und Briefköpfe: Kontaktdaten
E-Rechnung: oft geht es auch ohne KI
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im Geschäftsverkehr empfangen können, das Versenden wird schrittweise bis 2028 Pflicht. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD enthalten die Daten bereits maschinenlesbar. Für diese Rechnungen braucht es kein Auslesen. KI hilft bei allem, was weiterhin als Papier, Scan oder einfaches PDF kommt.
Grenzen und Prüfung
- Fehler sind möglich: Eine verwechselte Ziffer im Betrag oder in der IBAN kann teuer werden. Beträge und Bankdaten sollte immer ein Mensch prüfen, bevor gebucht oder gezahlt wird.
- Qualität des Scans: Schiefe, unscharfe oder handschriftliche Belege führen zu mehr Fehlern.
- Plausibilitätsprüfung: Gute Lösungen rechnen nach, etwa ob Netto plus Steuer den Bruttobetrag ergibt, und markieren Auffälligkeiten.
Warum lokal?
Belege enthalten Namen, Adressen, Bankverbindungen und Konditionen. Werden sie in der Cloud ausgelesen, gehen diese Daten an einen Anbieter, mit allen Fragen aus KI und Datenschutz. Lokal ausgelesen bleiben sie im Haus, und es fallen keine Kosten pro Seite an.
Was heißt das für Ihr Unternehmen?
- KI kann das Abtippen von Belegen stark reduzieren, ersetzt aber nicht die Prüfung von Beträgen und Bankdaten.
- Prüfen Sie zuerst, welche Lieferanten schon E-Rechnungen schicken. Für den Rest lohnt sich KI.
- Lokale Verarbeitung vermeidet Datenschutzfragen und Kosten pro Seite.
Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Wie sich das Auslesen von Belegen mit Ihrer Buchhaltung verbinden lässt, besprechen wir gern mit Ihnen. Kontakt aufnehmen